Abrir un negocio en Puerto Rico: LLC o corporación, registro, EIN y permisos

Aviso: Contenido solo informativo. No constituye asesoría legal, contributiva, financiera ni de inversión. Verifica siempre con un profesional licenciado en Puerto Rico. Los datos provienen de los sitios web públicos de cada empresa y pueden cambiar.

¿LLC o corporación?

Ambas se crean bajo la Ley General de Corporaciones (Ley 164-2009). La corporación se forma con un certificado de incorporación; la compañía de responsabilidad limitada (LLC), con un certificado de organización, y su nombre debe incluir "Compañía de Responsabilidad Limitada", "Limited Liability Company" o una abreviatura como CRL o LLC (art. 19.02). Las dos tienen que mantener una oficina designada y un agente residente en Puerto Rico (arts. 3.02 y 19.04).

Las obligaciones de cada año cambian. Según el Departamento de Estado, las corporaciones radican un informe anual en o antes del 15 de abril con un estado de situación, auditado por un CPA con licencia de Puerto Rico si el volumen de negocios pasa de $3 millones. Las LLC no radican ese informe; pagan un derecho anual de $150 en o antes del 15 de abril. No cumplir conlleva penalidades y puede terminar en la cancelación de la entidad.

Lo contributivo suele decidir, y depende de quiénes son los dueños y dónde viven. Un detalle que sorprende a dueños de Estados Unidos: para la ley contributiva federal, una corporación "doméstica" es la organizada en Estados Unidos o bajo la ley de un estado, y ahí "Estados Unidos" significa solo los estados y D.C. (26 U.S.C. § 7701(a)(4) y (a)(9)); por eso una entidad organizada bajo la ley de Puerto Rico no es doméstica para esos fines. Consulta a un CPA y a un abogado antes de radicar.

Paso a paso

1. Nombre y radicación. Verifica el nombre y radica el certificado en línea en el Registro de Corporaciones y Entidades del Departamento de Estado. Tendrás que nombrar al agente residente; las firmas de trámites corporativos ofrecen ese servicio si no tienes uno.
2. EIN (IRS). El IRS otorga el número de identificación patronal en línea, al instante y gratis, si el negocio principal está en Estados Unidos o un territorio como Puerto Rico y la persona responsable tiene SSN o ITIN. El IRS advierte sobre sitios que cobran por tramitarlo y recomienda crear la entidad primero.
3. Registro de Comerciantes (Hacienda). Los negocios se inscriben en el Registro de Comerciantes por SURI y reciben el Certificado de Registro de Comerciantes, que debe exhibirse a la vista del público en cada local. La guía del Registro de Hacienda pide solicitarlo al menos 30 días antes de comenzar operaciones. Si vendes artículos o servicios tributables, aquí entra también el IVU.
4. Permisos (OGPe). Los permisos para operar un negocio o usar una propiedad los tramita la Oficina de Gerencia de Permisos (OGPe) por el Single Business Portal (SBP), donde el Permiso Único agrupa permisos, licencias y certificaciones. Lanzado en 2018, el SBP sustituyó al antiguo sistema SUI que todavía mencionan las leyes de permisos.
5. Patente municipal. Según el Código Municipal, toda persona que hace negocios con fines de lucro en un municipio paga patente municipal y rinde cada año una declaración de volumen de negocios a ese municipio. Cada municipio maneja su propio proceso.
6. Cuenta de banco. Los bancos suelen pedir los documentos de organización y el EIN; los requisitos varían, así que pide la lista al banco antes de ir.
7. Empleados y seguros. Contratar trae registros patronales federales y de Puerto Rico (el IRS explica la contribución federal sobre empleo en Puerto Rico en su Tema 903); un CPA o un proveedor de nómina puede hacerlos. Pregunta a un agente de seguros qué cubiertas requieren tu actividad y tu contrato de arrendamiento.

Incentivos

Los decretos de la Ley 60 (por ejemplo, de exportación de servicios) son opcionales y los otorga el DDEC con sus propios requisitos; lee nuestra guía de la Ley 60 y habla con un consultor de Ley 60 antes de planificar en torno a uno. Si te estás mudando, el Centro de reubicación y la página de CPA en San Juan son buenos próximos pasos.